Управление → Грабли при делегировании, на которые я наступила

KristinaMyLife 15 марта в 14:52 16,6k
Я работала ведущим разработчиком в компании и, когда проект стал расширяться, стали брать еще людей и меня сделали руководителем группы. Так вышло, что я долго упиралась и хотела быть хорошим разработчиком, и чтобы от меня все отстали с руководством людьми. Через много лет, моему руководителю, все-таки, удалось меня научить как руководить, но этот путь был долгим и трудным. Я недавно прочитала статью "Delegation as Art" и вспомнила грабли, по которым прошла не один раз. Вот они во всей красе:

Это моя задача!. «Я ее хочу решить и никому не хочу отдавать. Как же я отдам эту задачу другому человеку, мне же так интересно придумывать и воплощать, а потом смотреть, как замечательно все работает.»


В чем проблема?

В том, что к моменту, когда вам нужно делегировать свои задачи, у вас, скорее всего, не одна, а 10, 20 или более важных задач. Важных и нужных, которые должны быть сделаны к определенному сроку. У вашего сотрудника, которому вы бы могли отдать эту задачу, их меньше, либо они не столь важные и их можно подвинуть. Возможно, у меня было больше опыта в решении подобных задач, и на основании этого я могла бы решить ее лучше. Если бы у меня была только эта задача. Но так как у меня куча других и они все не помещаются даже в расширенный более 8 часов рабочий день, то решение этих задач откладывается либо растягивается. Кроме того, человек, который получит задачу сможет посвятить ей все свое время. А значит, возможно, сделает ее гораздо лучше. Слишком много «возможно»? Давайте предположим, что он сделает ее хуже чем вы бы сделали сами. Но уж точно раньше.

А как сказал кто-то умный (не помню кто): «Хорошее решение в понедельник лучше, чем отличное в пятницу».

Решение:

Я начала отдавать задачи, при этом желательно прямо отдавать полностью задачу, не навязывая собственное решение. Очень помогает на ранних этапах обсуждение процесса на каждом из этапов: планирование решения задачи, разделение на этапы, обсуждение в начале и в конце каждого из этапов.

Плюсы: высвободится время на решение других задач, или возможно, рабочий день снова станет 8 часов и вы, наконец, выспитесь и побудете с семьей. Человек, которому вы отдадите задачу внесет свой вклад в проект и получит возможность «прокачать» свои навыки, да и вопросы по реализации в дальнейшем будут задавать не вам, а ему.

Я самый умный. Некоторые задачи не хочется делегировать, так как есть недоверие к коллегам. Иногда возникает мысль: «Отдашь задачу, а там все реализуют не так как нужно».

В чем проблема?

Самыми умными становятся, решая сложные задачи. Чувствуете? Проблема тут в том, что не отдавая сотрудникам все более сложные задачи их уровень не повышается. Вы не даете им шанса вырасти.

Решение:

Возможно вы и есть самый умный. Возможно и реализуют не идеально — но опять же, как то оно будет работать. Работающая система с огрехами всегда лучше, чем идеальная и не воплощенная система. Вы можете обсуждать задачу и договариваться о реализации см. выше.

Тут объяснять дольше, чем делать. «Делать — 5 минут делать, а объяснять — 30 минут, а иногда и 2 часа. Сделаю это сама!»

В чем проблема?

Обычно такие 5-минутные задачи возникают периодически. Они, вроде бы, не большие, но съедают время и отвлекают от более важных задач.

Решение:

Отдайте их! Не хотите рассказывать 2 часа — напишите документацию за 3 часа — зато она останется для других коллег.

Иногда такие задачи еще и срочные. Отдайте, покажите, расскажите как делать такие задачи по крайней мере двум сотрудникам. Так вы освободитесь от одного отвлекающего от важных задач фактора, сотрудники узнают больше, научатся делать что-то новое. По возможности, автоматизируйте эту задачу, если у вас уже есть понимание как это можно сделать. Но, сначала отдайте — так появится время на автоматизацию.

Напишу документацию потом, когда будет время. Если у вас часто меняющийся проект и команда из 5 человек, то в таком случае, возможно, документация — слишком большая роскошь.
Документацию писать долго и потом все равно надо рассказывать.

В чем проблема?

При расширении проекта вы и не заметите как окажитесь среди немногих носителей знаний, которым будут которых будут спрашивать новые сотрудники весь день что и как работает. А самое смешное, что некоторые из них будут это делать периодически, например раз в месяц, когда у них возникает задача. Страшно представить, сколько времени могли бы сэкономить многие разработчики просто написав вовремя документацию.

Решение:

Надо писать документация, показывать ее, и каждый раз когда задают вопрос дополнять документацию.

Если вы занимаетесь какой-то большой задачей с большим количеством нюансов — и на горизонте появилась необходимость ее отдать — сэкономьте себе время — напишите документацию и инструкции. Да, вам все равно будут задавать вопросы — дополняйте документацию по ним. Вопросы — это ваши помощники.

В наличии актуальной документации масса плюсов! Она облегчает перевод нового человека на эту задачу, позволяет отдавать задачу большему количеству людей. Также, если вдруг вы решите завтра сменить работу или «уехать на Таити и писать картины как Гоген» — задачи будут также делаться, вам это будет сделать проще.

Все и так очень заняты, у них тоже нет времени. «Как же я отдам эту задачу? Ведь все тоже очень заняты? и она такая скучная и неинтересная, и вроде немного времени занимает. Сделаю сама.»

В чем проблема?

В том, что такие задачи занимают ваше драгоценное время. В буквальном смысле драгоценное. Для компании. Ведь ваша зарплата наверняка выше зарплаты ваших подчиненных. Вот и посчитайте, сколько компания переплачивает вам за эту рутинную, для вас, задачу.

Второй момент. Эта задача для вас — рутинная и понятная. А для вашего сотрудника это может быть новым и интересным материалом. Если она становится и для него рутиной, либо у него уже есть кому ее подарить, либо ее можно автоматизировать.

Решение:

Как вы уже догадались — задачу нужно отдать. Посмотреть правильно кому — наверняка найдется человек, у которого есть на нее время, и для него она будет новой.

Итоги

Делегирование — замечательный способ, которым вы можете повысить свой уровень — высвободив время под новые и важные задачи, для которых раньше его не хватало. И в то же время вы можете повысить уровень своих подчиненных, отдав им новые задачи.

Когда нужно делегировать? Когда вы знаете уже эту задачу как свои 5 пальцев и можете сделать ее даже пребывая в состоянии крайней усталости, после 1 суток без сна, в состоянии алкогольного опьянения и пр.

Почему? Эта задача уже никак вас не развивает. Не жадничайте — отдайте ее, она будет развивать другого человека, а у вас высвободится время для новых свершений.

Когда вы тащите на себе все — поделитесь работой с другими. В большинстве случаев вы можете отсортировать то, что вы уже делаете на автомате, и либо автоматизировать это, либо отдать. Нет! Не так! В любом случае отдать, а если уже знаете как, то и автоматизировать это.
Проголосовать:
+17
Сохранить: