B2P: как за 5 лет набрать 3 000 новостей для корпоративного издания в ИТ-компании численностью >100 человек

Интернет не дает ответа на вопрос «Как собирать корпоративные новости в ИТ-компании для Business to Personal издания?». А между тем, он очень интересует пиарщиков и эйчаров. Всем очевидно: сотрудников нужно информировать о происходящем в компании, рассказывать им новости с соседних проектов, планы развития, транслировать как-то ожидания начальства насчет корпоративной культуры, целей… Но как собирать эту информацию? У кого спрашивать? Как ее преподносить?

За 5 лет мы в ИТ-компании EastBanc Technologies написали 3 108 новостей в нашем корпоративном настенном издании под названием «Сводка». Примерно 2,5 новости каждый день. В этой статье мы расскажем, как и зачем делаем это. По ходу повествования будем показывать результаты опроса, посвященного сводке, в котором поучаствовали 54% сотрудников.



Для справки: EastBanc Technologies – ИТ-компания из Новосибирска, численностью более 100 человек. Занимаемся автоматизацией бизнес-процессов (один, два, три) разработкой мобильных приложений (один, два, три) и дизайном (один, два). Ведем блог на Хабре с 2013 года.

Когда и как в EastBanc Technologies стали издавать B2P-газету

В понедельник 10 сентября 2012 года (5 лет назад!) вышел первый номер сводки, состоящий из 1 листа, заполненного четырьмя новостями. С тех пор мы не проспали ни одного понедельника и выпустили почти 250 сводок, которые все пять лет вывешиваем в одно и то же время, в одном и том же виде на пробковой доске в корпоративной кухне.

«Вы же такие продвинутые айтишники все из себя, почему на бумаге?»

Формат стенгазеты многих обескураживает. Сразу отвечаем на топ-5 вопросов:

1. Да, у нас есть корпоративный портал и корпоративная почта.
2. Нет, мы не собираемся переносить сводку туда.
3. Да, есть люди, которым это не нравится.
4. Да, большинству это нравится.
5. И наконец, да, мы готовы совершенствовать этот формат при условии, что это поможет нам эффективнее доносить до людей информацию.

Почему для нас принципиален вопрос такой простоты и непритязательности?

Необходимость издавать корпоративный боевой листок появилась, когда в компании наметился быстрый рост: в 2012 году сменилось руководство, привело в порядок процессы, началось интенсивное привлечение и найм новых сотрудников. Людей и проектов становилось больше, информация, передаваясь из уст в уста, уже не достигала других отделов и даже соседних комнат. Когда число сотрудников выросло до 50, а число проектов – до 20, стало понятно — нужно запустить быстрое и прозрачное информирование.

А так как одной из наших корпоративных ценностей всегда было «К черту все – бери и делай!», мы без долгих раздумий, совещаний и редколлегий создали такой настенный формат, с А4, кнопками, версткой в Ворде, неформальным языком и стилистикой.

В сводках всегда было много юмора, разговорных словечек, мемов, сленга, англицизмов – языковым пуристам бы не понравилось.

Со временем появились люди, время, ресурсы, но сводка осталась подчеркнуто аскетичной и неформальной.

Какие задачи решает сводка?

1. Обобщает результаты работы и транслирует корпоративные ценности компании.
   
   Ценности у нас простые: быть экспертами, уметь разботанить любой технический вопрос, но при этом не отрываться от земли и вникать в бизнес-процессы настолько, чтобы создавать информационные системы, которые не просто автоматизируют процессы организаций, но решают живым людям настоящие осязаемые проблемы. Эту длинную мысль мы стараемся протащить через полотно повествования каждой еженедельной сводки. Сводка дает каждому из нас понимание, к какому глобальному делу мы причастны. Чтобы человек не видел компанию сквозь узенькое окошечко личных задач.
   
   
2. Информирует обо всем, что произошло в компании:
   
   
   • новости проектов
   • новые сотрудники
   • новости офиса: новая мебель, кабинеты, появление корпоративной библиотеки, предстоящие корпоративы…
   • новости личной жизни коллег: свадьбы, родины, годовщины, выпускные…
3. Помогает преодолеть географическую раздробленность.
   
   У компании есть офисы в Новосибирске и Вашингтоне, оба выпускают сводки и обмениваются ими. Сотрудники офисов работают над совместными проектами, и им важно понимать повестку дня у коллег и сохранять общий информационный фон несмотря на 12 часов разницы. Российская сводка также переводится на английский для англоговорящих коллег.
4. Люди разминают ноги, стоя перед доской и читая сводку. А что, для программистов это актуально:) Не единожды нас просили рассылать ее почтой или перенести на портал, но редакция всегда отвечает – физические упражнения в сочетании с информированием прекрасно сказываются на здоровье!
5. Поддерживает старейшую корпоративную традицию – каждое утро понедельника принимать вместе с кофе новости прошедшей недели и тут же, вместе с коллегами их обсуждать.

4 года назад к этой традиции мы еще добавили плюшки, которые ровно к 9 утра каждого понедельника привозит наш директор. Как это отразилось на восприятии информации не меряли, но по ощущениям – все довольны дополнением.

Сколько человек пишут?

Пишет 1 человеко-пиарщик. Начинает собирать новости в четверг в обед, заканчивает писать к вечеру пятницы. Сводку ревьюят директора, и она отлеживается до понедельника в ожидании распечатывания и вывешивания.

Как собираем новости?

Сводка состоит из 5-15 листов. В самой крупной сводке было 23 новости. Иногда вся она помещается на одну пробковую доску, иногда не влезет на две – зависит от сезона.

Эти новости собирает пиарщик. Есть скайп-чат, в котором состоят 16 человек – все ньюсмейкеры компании (тимлиды, менеджеры проектов, директора, сотрудники проектного офиса). В четверг они начинают забрасывать туда свои новостные поводы в 1-2 предложения. Потом пиарщик доходит до каждого ногами и расспрашивает уже подробней.

Как выбить новость из программиста/PM’а/тимлида

Часто бОльшая половина участников чата отмалчивается. В основном молчать любят технические коллеги. Надо идти к ним и добывать новости в честной битве.

Каждому пиарщику в ИТ-компании известна такая проблема: подходишь к техническому коллеге, спрашиваешь, что нового, великого, важного для человечества он сделал за неделю, а он тебе говорит, что РЕЛИЗ ПРОХОДНОЙ, МЫ ПРО НЕГО УЖЕ ПИСАЛИ В РАМКАХ ПОДГОТОВКИ, ВООБЩЕ НИЧЕГО НЕ ПРОИЗОШЛО. Знакомо ведь?

Но старый мудрый пиарщик знает, что на любой enterprise можно посмотреть с разных технических ракурсов, и никогда не лишнее рассказать о нем еще и еще раз, поделиться новыми дизайнами, проинтервьюировать разных участников проекта. Так что советуем не вестись на отмазки, а действовать следующим образом:

1. Сначала собрать недельный фидбэк с продажников, а уже на его основании подкатить к PM’у. Заказчик за это время мог сердечно поблагодарить за что-то, рассказать историю, связанную с UX, или наоборот поругаться, на основании всего этого можно будет поймать PM’а на слове и разболтать на интересную новость.
2. Собрать новые дизайны с новым функционалом, прийти с распечаткой, тыкать пальцем и спрашивать: «А это что такое? А это зачем? А это вы как сделали?»
3. Начать задавать вопросы конкретно по проектам.
   
   Например:
   
   — Ну а на Леруа Мерлен «Переговорки», что, совсем ничего не сделали?
   — Да сделали так, одну мелочь.
   — Ну давай, рассказывай про мелочь.
   — Да доработки. Тут кнопочку привинтили, там скролл убрали.
   — А зачем скролл убрали?
   — Не все юзеры догадывались проскроллить.
   — И что происходило?
   — Некорректно бронировались переговорки.
   — И что из того?
   — Путаница была с бронью.
   — Ну а теперь, корректно бронируются?
   — Теперь вроде жалобы больше не поступают.
   
   Вот так, незаметно для жертвы, вы сварили кашу из топора, и у вас готова шикарная жизненная история о том, как с помощью работы вашей компании тысячи человек теперь будут спокойно пользоваться переговорными комнатами.
   
   А фишка в том, что, когда ты спрашиваешь менеджера обо всей его работе разом, а он ведет, например, 5 проектов, он конечно сходу не сообразит, какие вещи выдающиеся, а какие и впрямь рутина. Надо хорошо разбираться в его проектах и задавать конкретные вопросы.

Что пишем и как иллюстрируем?

Обычно самое сложное – это написать новость проекта. Здесь важно соблюсти достаточную техническую подробность, но не переборщить, чтобы читатель не сник на середине.

В начале новости мы обязательно даем ретроспективу, напоминая, о чем и для кого проект, что о нем уже писали, какие события на нем происходили. Потому что не все помнят подробности больших длинных проектов.

Если это успешный релиз – обязательно благодарим всех участников. Если не успешный – аккуратно объясняем, почему случился фейл, и рассказываем план спасения.

Если новость о переговорах с потенциальным заказчиком – рассказываем, откуда он к нам пришел: по рекомендации, с Хабра, по гугло-запросу, с конференции… Очень важно объяснять людям, как работают наши внешние каналы коммуникации, потому что они сами помогают нам писать новости и кейсы на сайт, статьи на Хабр и выступают на конфах.

В сводке всегда очень много фотографий: скрины приложений, фотки из командировок, из офисов заказчиков, новая сувенирка – очень редко, когда нам нечем проиллюстрировать новость, потому что: 1. Пиарщик ходит по офису и фотает все, что сгодится. 2. Сотрудники-ньюсмейкеры за пять лет тоже натренированы слать пруф-фоты в специальный чат.

Даже наши заказчики знают о сводке, читают ее, когда бывают у нас в офисе, и привычно позируют в конце встречи, чтобы могли не только рассказать, но и показать коллегам, как, в каком составе все прошло. Новые заказчики тоже относятся позитивно, и даже дарят свои внутрикорпоративные издания. Например, вот такую газету подарили в ВСК, здесь есть статья о мобильном приложении, которое мы для них разрабатывали.



За 5 лет мы разместили в сводках 3 293 картинки!

Что не пишем?

Трудно с плохими новостями. Не любим их приносить, не любим ругать кого-либо в сводке. Аккуратничаем, за что иногда прилетает от коллег обвинение в агитации и приукрашивании действительности. Работаем над этим.

Особые форматы сводок

Иногда мы выпускаем сводки в формате инфографики, как например эта, приуроченная к десятилетию компании:



Еще бывают годовые сводки с итогами, которые вешаются на доску в последний рабочий день года. Спецсводки, полностью посвященные одному интересному проекту или прошедшему корпоративу. Фотосводки, состоящие из сплошных фоток (например, когда все выходят на работу условно 14 января или 10 мая, на доске висит сводка с фотками из инстаграмов наших коллег, повествующая, кто как провел каникулы):



Иногда выпускаем юморную сводку, например к пятнице 13:



А однажды даже выпустили сводку, посвященную сводкам. В честь юбилейной двухсотой. Собрали накопившиеся факты и цифры и увешали вот такими плакатами весь коридор:

Какие наметились проблемы

За пять лет компания выросла вдвое, нас уже больше сотни человек.

1. По сути у нас есть две фракции – еженедельная сводка, очень мелко дробящая картину жизни в компании, и ежегодная, освещающая ее на большом временном отрезке.
   
   В итоге у сотрудников часто не складывается понимания промежуточных результатов: еженедельные мельчат новостными поводами типа «Продвинулись к релизу», «Закончили спринт» и «Отправили компред», а годовые сразу ошарашивают глобальными результатами. Наверное, нам нужны еще ежеквартальные итоговые сводки с новостями масштаба «Зарелизили релиз», чтобы в сознании коллег на каких-то важных вехах появлялся флажок понимания.
2. Народ не вмещается в кухню. Возможно, сводку придется развешать в нескольких стратегических местах.
3. Временами ура-патриотический тон. В какой-то момент мы, оберегая сотрудников от стрессов, очень им увлеклись. Хотя по началу сводки были предельно честные, и в них поименно перечислялись те, кто провалил релиз, например. Очевидно, что существует золотая середина, и мы ее найдем.
4. Непрозрачный рубрикатор. Новости сейчас распределяются примерно следующим образом:
   
   
   • Свадьбы, родины.
   • Новые сотрудники.
   • Проекты, проект, проекты, сюда же в кучу обучение.
   • Новости офиса, корпоративы.
   
   В итоге на третьем пункте у читателей идет кругом голова, потому что там вперемешку напечатаны новости долгих больших проектов для S7, Leroy Merlin, Ингосстраха, ВСК, этих проектов много, и людям, которые не имеют к ним отношения, трудно что-то понять и структурировать.

Эти проблемы стали понятны просто в ходе жизни и по результатам нехитрого аудита, который мы провели, чтобы внести ясность в вопрос «Как улучшить сводки?»

Как провели аудит

Решили просто опросить народ в Гугл-формах. Результаты не шокировали и даже местами порадовали. О проблемах, которые обозначили в опросе коллеги, редакция знала и так, а вот что процент позитивно воспринимающих сводки так высок, не догадывалась и приятно удивилась.

В опросе поучаствовали 54% сотрудников компании. 92% опрошенных считают сводку полезной:

Что будем делать по результатам аудита

Видимо, поддадимся моде на редполитики и (с помощью советов Максима Ильяхова) пропишем свою, применительно конкретно к сводке. Предстоит сформулировать идею сводки (еще раз и с учетом результатов опроса), определить темы и рубрики, их последовательность, структуру заметок в зависимости от их содержания, правила иллюстрирования. Исходя из того, что много народу не понимает из сводок, какие цели стоят перед их отделами, предстоит придумать, как это доносить.

Кроме того, будем решать проблему маленькой кухни, нагенерили несколько шуточных вариантов:

• Копии сводки в стратегических местах: над принтерами, перед диванчиками в коридоре.
• Система снэпчата: новый листок сводки появляется в одном и том же месте ровно на 24 часа, затем он исчезает и появляется следующий Кто не успел – тот не проинформировался.
• Промоутеры по утрам раздают сводку в коридоре, выкрикивая в мегафон самые интересные новости.
• Обзаведемся второй кухней, наконец!

Это все, конечно, шутки, но мы серьезно думаем над каждым компонентом правды в них.

Если аудитории этот пост покажется интересным, издадим вторую часть и расскажем, как улучшили показатели читаемости и что для этого сделали. Участвуйте в опросе!