Pull to refresh

Comments 82

сама идея не нова, вы лучше расскажите какое количество времени вы потратили на то, чтобы заставить работников подавать заявки, вместо того чтобы звонить по телефону?
Ну мы сейчас, как раз на этом этапе :)

Мы делаем так: «Алло? Нам не совсем понятна ваша проблема, пожалуйста опишите подробной на странице одачи заявок». Примерно, так.

Вы скажите, стоит описывать саму реализацию? Если да, то к завтрашнему дню я подготовлю статью.
да напишите, я думаю найдутся те, кому будет интересно, и те, кто любит покритиковать)

Мы тоже писали свою простенькую систему по приему заявок. Написать было не трудно, трудно заставить людей ей пользоваться.
Ну тогда опишу завтра как это делать, а потом расскажу как происходит внедрение. Если, конечно, к тому моменту от моей кармы что-нибудь останется. :)
Расскажите, пожалуйста.
Особенно в контексте практики интересно. Может в Я умный положить?

В карму +1 ( вдруг не хватит :) )
UFO just landed and posted this here
ага. также пытаюсь подсадить людей людей на багтрекер в офисе, но люди не будут действовать без стимула от начальства.
Вы использовали готовую систему тикетов или написали свою? :) Интересно скорее это. Статья о том, как вы настроили OTRS была бы не очень интересна, во втором случае — жду :)
заминусовали, коллега :)
Чётко сформулированный регламент для обоих сторон и приказ от руководства.
+100
И в приказе должны быть определены карательные меры для нарушителей. Например лишение премии. А еще лучше лишение премии не только простых пользователей, но и начальника подразделения. Увы, но только так…
По моему чем заставлять людей пользоваться такими системами (всё равно не заставите — только злость породите), лучше добавить туда маленький пунктик: заполнение заявки по шаблону админом — с отсылкой её обратившемуся клиенту. Если клиент не обращался, а на него повесили кучу якобы выполненных работ — пусть пишет письма начальству с жалобой на админа. А так — если жалоб неделю или две нет, то считается что клиент со всем согласен.

Конечно это добавит вам ещё работы, но при наличии развитой, пополняемой, системы шаблонов сильно много времени у вас не отнимет, а напряжённость в коллективе снизит.
Да, совсем забыл сказать: разумеется таким образом ведётся учёт мелких работ. Типа той же проблемы с застрявшей бумагой. Не больше нескольких часов на заявку (а в среднем — минут 15-20). Если же нужно что-то, что потребует недели работы, то лучше составить заявку на бумагу с подписями сторон…
«По моему чем заставлять людей пользоваться такими системами (всё равно не заставите — только злость породите)»

Ну почему же? Заставлять никого не надо — надо подать пример и перепрофилировать)
Приведу длинный и нудный пример:
Я, за возрастом, по имении времени подрабатываю в конторе у своего отца, ибо мне («политологу»), работу найти крайне сложно. Так вот, в конторе (эксплуатация\модернизация\монтаж лифтов\эскалаторов) царил беспредельный бардак — воровство(ну, как водится), отлынивание от работы, ну, вообщем, стандартная российская контора. И тут вдруг вздумал гендир нанять на должность, не знаю, как назвать, вроде того же гендира, только ходит по офисам и всем дает ценные указания. Француз, между прочим. И он, как раз-таки, предложил описанную в топике систему внедрить на конкретном предприятии, ибо ответственных было: мой начальник, девушка и я на ~150 машин, ~50 принтеров\копиров и т.д. И, несмотря на то, что француз, внедрено было истинно русским способом: если заявка подавалась в устном виде (телефон), она должна была быть продублирована и зарегестрированна в канцелярии; в электронном (по внутренней почте)-никаких проблем, само собой. Ну и, естественно, как и за опоздания, так и за нерегистрацию заявок нещадно штафовали. И, знаете, пошло на пользу. PROFIT мол
Реализовывали похожую систему тоже.
Главное правило: НИКОГДА не заставляй тупого юзера ничего делать — он это все равно делать не будет если ему это не надо.

Проблемма подачи заявки юзерами была решена просто — как правило все раньше писали в асько «принтер глючит».
Подсунули юзерам Jabber. + бот на perl
Бот: принимает заявку, рассылает одминам, закрепляет заявку за конкретным одмином\эникейщиком, уведомляет об этом юзера, фиксирует время и т.д. все это пишет в MySQL
Веб-морда ранжирует заявки по уровню SLA, ответственным и общая отчетность для начальства. + сейчас пишем аналитику отказов сервисов.

Кому интересно — могу код скинуть.
да, буду благодарен за код
думаю, стоит написать ему личное сообщение.
Исходники тут
Документацию к сожалению не писали совершенно никакой ибо только начали делать.
P.S. уже реально эксплуатируется несмотря на «сырость».
У нас университет, слишком много сотрудников, поэтому нам удобно чтобы это делали сотрудники. Если компания меньше, то действительно удобнее так как вы предложили.
У нас такая система есть, только она самописная. Очень удобно, как-то подсчитали, за месяц экономится около грузовика бумаги :)
у нас, не самописная, но немного переделанная и настроенная CMS, завтра я опишу, как раз, может и найдутся люди, кто посоветует что доделать, что добавить… :)
а почему CMS, а не багтрекер? в багтрекерах очень неплохо прописаны роли и они хорошо понимают кому, сколько и согда посылать мыло — большинство для IT целей можно использовать as is
В Сбербанке мы пользовались (ну, и сейчас они дальше пользуются) решением Service Desk от HP.
Service Desk от HP или Remedi от BMC — подобных продуктов достаточно много. Другое дело, что внедрение подобных монстров стоит достаточно дорого и вряд ли оправдано в компаниях где меньше 500 пользователей. Судя по тому, что описывает автор — это не его случай.
Угу, вы правы, мы за бесплатное ПО :)
Чем bugzilla или подобная система не подходит?
bugzilla — страх божий, для простого человека особенно.
А что вы будете делать если проблема не обязательно админская/техническая, а например что то из функционала компании не работает или что то под дикой нагрузкой находится?

Как отмаршрутизируете проблему до исполнителя?
UFO just landed and posted this here
У нас для этого поднята Jira. Вы можете взять любой из бесплатных багтрекеров, как уже посоветовали выше, это будет удобнее, чем форум.
Ох, не хотел бы я быть вашим пользователем :) Хотя вас, конечно, можно понять.
Если я не ошибаюсь request tracker и otrs созданы как раз для этого.
Не ошибаетесь, на OTRS я смотрел пару дней назад, но он мне показался сильно олдскульным :)
тоже делали подобное, но только на lotus domino
Системный администратор не чинит юзерам «интернет не открывается» и не вынимает застрявшую бумагу из принтера. Этим занимается эникейщик/хелпдеск. Другое дело, что часто сотрудник является как бы два-в-одном — сисадмином и эникейщиком.

Но все же, на надо путать эти два понятия и называть юзерский суппорт системным администрированием.

А то как-то за профессию аж обидно.
Ха. Этим не занимается разьве что сферический системный администратор в вакууме. В реальном мире админы периодически отвлекаются от созидания своей идеальной системы и сниспускаются до проблем простых смертных. Даже в больших конторах. Даже в больших штатовских конторах.
Вас кто-то очень круто обманул.

Я работал в трех конторах, где системный администратор _никогда_ не занимался всякими юзерскими виндами и прочей эникейщиной. Их профессиональные обязанности на 100% выполняются без поднимания задницы с рабочего места.

Максимум там, пройти 10 метров до серверной и ткнуть кнопку на одном из своих серверов. А если лень, послать эникейщика.

Собственно, я сейчас так работаю.
+1
но обычные юзеры этого не понимают и думают что системный администратор это как раз таки эникейщик, который должен починить им интернет :(

Особенно когда начальство звонит напрямую сисадмину, а не шалопаю эникейщику — типа сисадмин лучше справится итд.

Бесит такое отношение, но ведь не откажешь начальству.
Иногда, даже в крупных фирмах периодически приходится, хоть и обидно, но работать эникейщиком. Зачастую для начальства в количестве 20-50 человек :( Честно говоря даже штат подотчётных работников не маленький, но в выходные вызывают только (и только!) самого крайнего. Даже бороться уже не сил. Видимо так уж много доверия мне со стороны начальства позволено :(
UFO just landed and posted this here
Идея хороша, но если у сотрудника «не работает интернет», «не запускается компьютер», «все зависло» ему нужно искать машину для отправки,
что в некоторых конторах проблематично и вообще не практикуется садится за чужой компьютер или отвлекать других.
Для этой работы придуманы эникейщики: )
Но, повторюсь, идея хороша
Мы, в случаях когда из-за проблемы система не доступна, принимаем заявку по телефону. Тоесть первая линия «обороны», может записать заявку под диктовку. Главное, что все заявки оставляют след, а на это не изводятся бумага и человеко-часы.
Хы, я только вчера пробовал drupal.org/project/ticketing (мы IT-сервис клиентам предоставляем, а сайт наш на Drupal-е), если не считать немного странно реализаваного механизма управления правами доступа (на разбирательство с ней ушло три чашки кофе и пол-пачки Жытана), вполне себе рабочая система, которая красиво интегрируется прямо в сайт :)

А статья ваша «ниачьом».
Если нужен просто отчёт для начальства, то легче делать заметки о выполненных работах в блокноте. Но если уж хочется делать именно электронный документооборот, то, как минимум, нужно предусмотреть:
● создание заявки самому, от имени пользователя
● подтверждение выполнения работы пользователем, возможно с комментарием, возможно с оценкой
● возможность отмены заявки пользователем
● разные коды закрытия заявок: выполнено / не выполнено / постановка на ожидание (в случае заказа комплектующих, например)
● разные приоритеты заявок
● страничку на интранет-сайте с подробными инструкциями по созданию заявки
● возможность банить пользователя с автоматической отправкой злобной служебки его/её начальнику

Если людей, выполняющих заявки, несколько, то:
● создание заявки без конкретного исполнителя
● взятие заявки на исполнение
● делегирование заявки другому исполнителю

А ещё начальство очень любит планы на следующий месяц.
Все перечисленное вами есть практически во всех ticket tracking системах (даже совсем простых).
Ладно, тогда ещё:
● направление заявки на дополнительное согласование (например, в случае необходимости закупки чего-то нового, отправлять начальству с вопросом достоин заказчик этого или нет)
● антиспам-бот, с вопросом «Вы пробовали выключить/включить?» :)
Если серьёзно, то хороших инструкций и постановки заявки на ожидание с вынесением из общей очереди в используемой на нашем предприятии системе не хватает.
Opensource Enterprice CMS. Используют такие компании как Cisco, Lufthansa, Sparkasse, World Vision и тд.

Также появилась версия для офиса с IM, Email, Blogs, Wiki и тд.
интересно, у вас часто бывают ситуации из разряда unzip.zip, т.е. когда комп у человека не работает и ему нужна ваша помощь, а для этого на этом компе надо забить заявку на починку?
мы написали подобную программу для одной крупной гос структуры с 3000 сотрудников. работает уже 3 года :)

заявки принимались по телефону оператором и заносились сразу в бд, указывая, какой ит отдел должен ее исполнить (сеть это одно, картридж в принтере — другое).

статусы, оповещения, статистика и всё такое.

Единственный путь сохранить нервы и заставить пользователей работать через систему (а не по телефону, и «я васю просила») — это официальное распоряжение от начальства. И запрет на обслуживание устных заявок. Только через систему.
Никуда задоголовая бухгалтерша тогда не денется. Освоит, и будет пользоваться.
Наша компания использует Naudoc. Вот сейчас как раз внедряем.
В моей бывшей компании (не IT-профиль) делалось так: просили отправить им заявку по почте (в копию начальника IT-департамента), они сразу же перезванивали, сами оформляли в своей базе данных заявку, и только при получении заявки по почте решали проблему. После того, как проблема решалась, они отсылали мне отчет о выполненном задании (опять же, в копии — начальник IT-департамента).
Единственное — я так и не понял, как проверялось, не были ли заявки фейком. Но это уже немного другой вопрос.
У нас очень узкоспециальный бизнес — информационный дайджест, платное консультирование фотографов, магазин фотоматериалов и техники + проведение мастер-классов + аренда фотолаборатории.

И клиенты — очень далёкие от IT людя, просто противоположность хабру :)

Так вот мы постороили это на CMS с тикет-системой, системой бронирования времени и оборудования и для создания комтюнити ко всему этому подвязали форум. Та же тикет — система работает и для внутреннего использования, при технических поблемах и при учёте рабочего времени.

Немного попозже привяжем аутентификацию по смарт картам сотрудников, чтобы с временем работы не мудрили.

Может быть я повторюсь, и в то же время Вам правильно указали — это проблема скорее административного характера, техника здесь практически бессильна. У нашего пост-советсткого пространства ну очень специфический менталитет.
Давно и успешно использую ManageEngine ServiceDesk Plus. Ппользователей не надо учить заполнять заявки в веб-интерфейсе — им достаточно выслать на заранее заданный почтовый ящик заявку в свободной форме. В Enterprise версии это полностью ITIL ready продукт. И, в общем-то, недешевый… Но он того безусловно стоит.
Спасибо за наводку. Понравился, попробую.
Если стоит задача учета рабочего времени для нескольких человек в отделе, то и не стоит заморачиваться вообще!!!

При вводе данного рода систем в компании необходимо создавать политики SLA. В некоторой степени нужно использовать ITIL при внедрении и дальнейшей работе.
Считайте, что это полностью перекроит работу как IT отдела(или его части Help Support) так и работу сотрудников компании. А так же такие нововведения могу привести к понижению качества предоставляемых IT отделом услуг и соответственно понижению лояльности и доверия со стороны сотрудников компании. Хочу сказать — будьте осторожны!

У Вас же задача, насколько я её понял из статьи, тривиальна. Не хотите писать в блокнот, так делайте в Календаре )
а я вообще об электронном документообороте расскажу… компания — крупнейшая в России… электронный документооборот осуществляется в Лотусе… все служебки в обязательном порядке регистрируются там… НО — каждая служебка сопровождается бумажным оригиналом… ОБЯЗАТЕЛЬНО!
вот и вопрос — в чем смысл?
применительно к ТС — повторю вопрос — в чем смысл? тут важен конечный итог — чтобы ПК починили.
Можно заставить работника оформлять кучу заявок, обучать его этому — но все равно проще позвонить, вызвать… а на другом конце провода просто будут также «электронно» ставить в очередь…
ИХМО с внедрением подобных систем история такая же как и с бросанием курить. Как говорится «бросить курить очень просто, я сам 100 раз бросал». Сколько бы не ставили систем, не внедряли, все равно все звонят, а заявки в лучшем случае админ сам и формирует. Выход я вижу такой:
— пользователи должны понимать что письменная заявка имеет ряд преимуществ перед устной. Например, можно отслеживать статус.
— сделать подачу заявки как можно удобнее для пользователя. Например, он звонит админу, просит что-то сделать, у админа звонок записывается и по его завершении он формирует из него тикет, при этом само задание находится в аудио файле.
— выключить телефон, закрыть дверь и отвечать только на тикеты. Но тогда руководство может и не понять )))
А не проще ли повесить у пользователей в трее некий маячок, при нажатии на который и будет подаваться заявка о проблеме администратору. Хм. попробую по пкнтам.
1. Пользователь нажимает на флажок подачи заявки.
2. Регистрируется факт подачи заявки и сигнализирует об этом администратору (я думаю не стоить говорить, что администратор уже буедет знать от кого поступила заявка)
3. Выясняется суть проблемы и она же решается.
4. Регистрируется администратором факт обработки заявки и описание возникшей проблемы.

Если у пользователя нет возможности нажать на тот самый флажок, то тут уже обычный звонок и администратору необходимо самому зарегестрировать факт подачи заявки.

Ну вот, это еще один вариант.
дык сделайте обзор по таким продуктам ?? я бы с удовольствием бы поставил какуе нибудь систему — но для меня главное чтобы она была бесплатная(opensource)… увы и ах я еще не встречал достойных продуктов .=(
Вообще тема автоматизации работы хелпдеска и других уровней поддержки крайне интересная… В крупных компаниях используется параллельный подход — с одной стороны, все заявки (тикеты, кейсы) сохраняются в системе, даже если они приняты по телефону или почте. С другой — развивается самообслуживание пользователей.

Ведь многие сервис-реквесты можно не просто оформить тикетом для хелпдеска, но и: а) предварительно получить в электронном виде необходимые авторизации, б) сбросить пароли на многие ИТ-системы, например, зная общее кодовое слово, и т.д. Огромный простор для творчества! :)
У нас на фирме используется Mantis. Он достаточно простой как в установке, так и в использовании. Бесплатный естественно. www.mantisbt.org/
Вот чего я никак не пойму, зачем писать еще один, собственный, багтрекер, если их и так пруд пруди? И платные, и бесплатные, на все вкусы? Не проще ли потратить неделю на освоение чужого, обкатанного и проверенного продукта, чем месяцы на разработку собственного?

Ещё один отличный пример того, как создается еще одна по сути не работающая система (действительно, попробуйте заставить пользователей ей пользоваться — они этого не просили им и так хорошо было), только ради того чтобы удовлетворить начальника.
Решение лучше — смените начальника. (Начальник от слова «начало», а не от слова «стоять с плеткой»).
фотка к статье клевая — цепляет кошак
Это не совсем фотка =) это 3dsMax
_http://www.cgtalk.ru/forum/showthread.php?t=10201 — вот, собственно говоря, история создания
Я как раз сейчас пишу такую систему для Helpdesk.
Клиентский интерфейс проще некуда: в трее висит иконка (также дублируется в «Пуске» — для тех, кто не ), по нажатию которой появляется окно с одним текстовым полем и кнопкой. В текстовое поле вводится описание проблемы в свободной форме. Всё остальное — работа системы и хелпдескеров. Пользователь получает только уведомления о том, кто принял задачу, когда она будет выполнена и т.д.
я предлагал написать клиент-серверное приложение на делфи. Непосредственный начальник решил делать веб-интерфейс. Так мне, тоже больше нравится программно, оно для юзеров проще…
Ну у меня только клиентская часть у юзера — на C#, а серверная логика и основной интерфейс для хелпдескеров — через браузер. Хотя у них тоже будет иконка в трее, которая будет выдавать оповещение, что поступила новая заявка.
продавать не собираетесь такое решение? :)
Вряд ли… Может быть, где-нибудь выложу, когда будет готово. :)
Кстати, прикрутить подобный, упрощённый до минимума, юзер-интерфейс к существующей веб-системе с помощью XML-RPC/JSON-RPC относительно просто.
К сожалению, я не изучал «последнии технологии», в частности XML-RPC, я вовсе XML не знаю, также и AJAX, и изучать времени нет, работаю и готовлюсь стать папой.
если будет еще 1 плюсик, я смогу пригласить на хабр, одного хорошего человека, не то чтобы я клянчал… :)
в блог системное администрирование, я думаю

у нас стоит adventnet manageengine service desk plus для этого дела

У нас в универе схема такая: На специальном внутреннем «красивом» телефонном номере висит оператор (специально выделенный человек) и принимает заявки. Заявки вносятся в прогу (кажется, что-то самописное). Заявка попадает на «аукцион», где её разбирают отделы (идут заявки не только на IT, но и на электрику, например). Статус заявки отслеживается на внутреннем сайте через веб-морду.
Внедрили недавно, довольны все — так как видно выполняется заявка или нет, можно отследить и, если что, пожаловаться. Как говорят, недовольны остались только те, кто не хочет работать )))
Sign up to leave a comment.

Articles