Если вы занимаете руководящую должность, очень важно регулярно проводить индивидуальные встречи с сотрудниками из своей команды. “Зачем, если я и так вижу их каждый день, и мы обсуждаем все, что происходит?”. Эти встречи не только помогают понимать, как чувствуют себя коллеги, но и дают возможность откровенно дать и получить обратную связь без посторонних. А также предполагают, что оба участника будут готовиться к собранию, рефлексируя насчет прошедшего периода после предыдущей встречи.
Я Алексей Анисимов, в настоящий момент управляю юнитом разработки в hh.ru и уже 10 лет руковожу разными людьми и командами в области ИТ. За это время я провел большое количество встреч 1 на 1 с сотрудниками — попробовал различные варианты, сталкивался с трудностями и совершал ошибки. Все это в результате помогло мне выработать для себя определенные принципы проведения индивидуальных встреч, которыми я хочу поделиться в статье.
Прежде чем перейти к советам из моего опыта стоит вспомнить базовые вещи про проведение встреч один на один:
На встрече не должно присутствовать никого, кроме вас и сотрудника
Сотрудник рассчитывает на ваше время, поэтому отбросьте все посторонние дела и проблемы и посвятите время встречи непосредственно самой встрече
Встречи должны быть регулярными (период лучше определить с сотрудником, желательно, чтобы они проходили не реже раза в месяц, чтобы не потерять контекст)
Не стоит назначать встречу один на один спонтанно, за день или даже несколько часов, на завтра и т.п. — это пугает и вызывает стресс у коллег, особенно если во встрече не указано, что руководителю захотелось так срочно обсудить
К встречам надо готовиться — желательно, чтобы это происходило с обеих сторон. Стоит вспомнить факты за прошедший период, которые хочется совместно проговорить
Встречи могут иметь разную направленность — на них можно обсудить новости, процессы или решения, похвалить, дать корректирующую обратную связь, просто поговорить о жизни. Не стоит совмещать все в одну
Не устраивайте из этой встречи доклад со стороны сотрудника — для этого есть разные статус митинги. Эта встреча для вас обоих
Не переходите на личности, не оценивайте — главное факты
Не устраивайте допрос по рабочим и особенно личным моментам, сотрудник сам расскажет вам все, что ему кажется необходимым
Не забывайте хвалить сотрудника, делайте это на основе фактов
Если встреча не про увольнение, старайтесь заканчивать ее на позитивной ноте
Если с базовой подготовкой все хорошо, и вы проводите встречи и от них есть ощутимая польза вам и вашим сотрудникам, то возможно у вас получится их улучшить, воспользовавшись следующими советами. Они подходят к большинству встреч 1 на 1, но, скорее, не сильно относятся ко встречам, где идет разговор про увольнение или дается какая-то жесткая отрицательная обратная связь. Советы основаны на собственном опыте, являются субъективными и могут быть не всегда применимы 🙂
Записывайте
Независимо от того, сколько у вас сотрудников, и сколько встреч 1 на 1 вы проводите старайтесь записывать максимально возможный объем информации с ваших бесед. Если вы проводите встречу с удаленным сотрудником — то все просто, общайтесь и делайте пометки. Если встречи проходят вживую, то хорошо будет перед началом встречи предупредить коллегу о том, что вы будете записывать, чтобы в том числе сотрудник не думал, что вы одновременно общаетесь с кем-то в чате, во время вашей беседы.
Ведите заметки по каждой встрече — поможет не забывать про ваши договоренности и в том числе напоминать про них сотруднику. Также это поможет анализировать то, что обсуждается на встречах, и тщательнее готовиться к следующим. В случае каких-то критических ситуаций позволит проанализировать динамику того, что обсуждалось ранее.
Бывает, что сотрудник говорит о том, что его что-то беспокоит мимолетно, раз в несколько встреч, и без заметок такие моменты легко забываются. Имея записи, можно при анализе увидеть системность проблемы и постараться ее решить.
Подстраивайтесь
Когда вы обсуждаете какие-либо рабочие или нерабочие моменты старайтесь использовать те же формулировки и термины, что и сотрудник. Так он вас будет лучше воспринимать. Подстраивайтесь не только под формулировки, но и под формат — замечайте, в каком формате лучше проходят встречи с каждым из ваших сотрудников. Кто-то больше любит разговаривать про рабочие моменты, кому-то нравится начинать с новостей в компании, кто-то ждет вопросов от вас, для кого-то важен список того, что будете обсуждать заранее и т.п.
Если сотрудник на встрече что-то начал вам рассказывать и это не укладывается в ваш план встречи, отойдите от плана и встройтесь в обсуждение ситуации, которую начал коллега. К плану можно вернуться позже, а если не давать ему начинать обсуждение, это может привести к печальным последствиям того, что на встречах задавать темы будете только вы.
В моменте, когда у сотрудника или в компании происходит какой-то кризис, не надо пытаться обсуждать рабочие моменты, подстраивайтесь и поддержите коллегу.
Будьте вовлечены в общение, в том числе эмоционально
Каждый one-to-one это непростая история для руководителя, если он подходит к ней со всей ответственностью. В целом, следует приходить на встречу эмоционально нейтральным и возможно настроенным более позитивно. Смотря как идет разговор, вовлекайтесь в эмоции собеседника, старайтесь придерживаться того эмоционального настроя, который есть у него.
Важно быть на одной волне с сотрудником. Оставьте всю свою усталость, злость, тревожность и т.п. за кадром встречи — это никак не поможет ее проводить, а также передастся собеседнику. Но есть нюанс, если у вас что-то происходит и вы в плане расширения доверия хотите поделиться этим с коллегой, то будьте открыты в эмоциях — правда, злоупотреблять этим не стоит. Руководитель должен входить в общение нейтральным и не навязывать свой спектр эмоций коллеге. Ваша задача — эмоционально вовлечься в диалог.
Используйте неожиданные форматы
Бывают ситуации, когда встречи начинают проходить по одному и тому же сценарию и все сводится к банальному: “Как дела?" — “Все хорошо”. Для того, чтобы разговорить сотрудника или направить беседу в нужное вам русло, стоит использовать заготовленные шаблоны с вопросами.
Например, следующий one-to-one можно провести, используя подобные вопросы:
Что драйвит тебя в работе?
Что является для тебя рутиной и почему?
Расскажи, где я мог бы принести еще пользы, где меня не хватает?
Оцени свою вовлеченность в работу на данный момент? Расскажи почему?
Кроме варианта с вопросами, можно еще поделиться опытом. Рассказать историю из своей карьеры, например, где пришлось принимать непростое решение, или кейс, который поможет собеседнику в решении его насущных вопросов, о которых вы знаете. Обсудите с ним эту историю и спросите, какое решение принял бы он в этом случае.
Обсуждение кейсов из общего опыта в компании, например конфликта в соседней команде или процесса запуска значимого проекта поможет улучшить взаимопонимание между сотрудником и руководителем. Необычные форматы встреч помогут узнать что-то новое и дать темы для обсуждений в будущем.
Добавляйте личного со своей стороны, если хотите повысить уровень доверия с сотрудником
Есть ситуации, например, когда вы только пришли в коллектив в роли руководителя, либо в вашу команду принят новый сотрудник. В таком случае сложно ожидать, что на встречах один на один коллеги будут рассказывать вам что-то личное, что в том числе может влиять на работу.
Начните сами! Добавляйте во встречи one-to-one что-то из своей жизни — например, истории из личного опыта, которые смогут показать ваше доверие сотруднику. Не стоит сразу все вываливать, рассказывайте понемногу. Например, если вы пропустили какую-то рабочую встречу, где был сотрудник, и вы ее обсуждаете, поделитесь с ним честно, что у вас случилось и почему вы не смогли присутствовать. Или если вы не в настроении из-за какого-то личного события и сотрудник это заметил, то стоит с ним этим поделиться. Или если коллега просит помощи с каким-то решением, а у вас в опыте было что-то подобное, стоит об этом рассказать как о примере решения вопроса и не важно правильное оно было или нет — это даст повод более глубоко обсудить ситуацию.
Заключение
Встречи один на один должны быть полезны обоим участникам и тогда они будут приводить к развитию вас как руководителя, так и улучшать взаимоотношения между вами и вашими сотрудниками. Пробуйте проводить их по-разному, старайтесь почувствовать человека с которым общаетесь и не забывайте про свои цели на этих встречах!
